Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 zijn ook de regels aangepast voor het verwerken van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke medewerker. In de praktijk zien wij dat dit nog wel eens tot onduidelijkheid leidt bij de werkgever of bij de leidinggevende.
De meeste werkgevers en leidinggevenden zullen er alles aan willen doen om hun medewerkers zo snel mogelijk weer gezond aan het werk te zien. Omdat ziek zijn echt over privégevoelige zaken gaat is het van belang om juist in deze gevallen bij elke stap aan de AVG regels te blijven voldoen.
Het start al bij de ziekmelding
Een ziekmelding die per Whats-app binnen komt bij een leidinggevende is geen uitzondering. Het is tenslotte laagdrempelig. Bovendien komt het regelmatig voor dat de medewerker dan ook meteen vertelt wat er precies aan de hand is. Als dit whats-app berichtje bewaard wordt heeft de werkgever al een probleem. Er zijn schriftelijk medische gegevens vastgelegd. Het berichtje moet dan ook meteen verwijderd worden. Een medewerker mag alles vertellen maar de werkgever mag daarvan geen persoonlijke en medische gegevens vastleggen of delen. Ook als de informatie via mail, Whats-ap of sms is binnengekomen moeten deze berichten meteen gewist worden. En moet de medewerker ervan op de hoogte worden gebracht en bevestigd dat deze gegevens worden verwijderd, vanwege de privacywetgeving.
Hoe zorg je er nu voor dat je wel voldoet aan de AVG? Het begint natuurlijk bij het begin. Een persoonlijke ziekmelding per telefoon is standaard procedure. Zorg ervoor dat alle medewerkers weten hoe de ziekmeldingsprocedure verloopt. Leg alleen die gegevens vast die je vast mag leggen.
Wat zijn de risico’s als je je als werkgever niet aan de AVG voldoet?
Een medewerker kan als er een geschil is naar autoriteit persoonsgegevens een melding maken en als blijkt dat de werkgever niet voldoet aan de avg kan een boete al oplopen tot maximaal 4% van de totale loonsom.
Maar wat mag je nu wel en wat mag je zeker niet vragen?
- je mag vragen naar het telefoonnummer en (verpleeg)adres waarop de medewerker bereikbaar is;
- wat de vermoedelijke duur van het verzuim is
- wat de lopende afspraken en werkzaamheden op het werk zijn en waarop actie ondernomen moet worden;
- je mag ook vragen of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling. Zo valt zwangerschap bijvoorbeeld onder de vangnetbepaling;
- je mag ook vragen of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of dat sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid;
- je mag wel vragen wat kunnen wij voor je doen om weer aan het werk te kunnen en wat zou je nog wel kunnen doen;
- je mag niet vragen naar de aard en oorzaak of naar medische gegevens en naar behandelingen.
Welke informatie krijgt de werkgever over zieke werknemers van de arbodienst of bedrijfsarts?
De arbodienst/bedrijfsarts mag standaard alleen díe informatie over de zieke werknemer geven die voor de werkgever noodzakelijk is. Alleen in uitzonderlijke gevallen kunnen zij op basis van toestemming van de werknemer extra medische informatie geven.
De bedrijfsarts moet terughoudend zijn met het verstrekken van gegevens over de zieke werknemer aan de werkgever. Gegevens over de diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijn aanduidingen, waarneming van de bedrijfsarts over de geestelijke en de lichamelijke gezondheidstoestand, informatie over therapeuten etc. mag de bedrijfsarts niet delen met de werkgever. Ook niet-medische informatie over de werknemer zoals relatieproblemen en problemen uit het verleden vallen onder het medisch beroepsgeheim.
Wat mag dan wel?
Het doel van alle partijen is natuurlijk om de medewerker duurzaam te re-integreren in het arbeidsproces. Daarom mag de arbodienst/bedrijfsarts, zonder toestemming van de medewerker de volgende informatie verstrekken:
- dat uw werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
- hoelang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
- wat de belastbaarheid van de medewerker is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
- welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
Volgends de Wet Verbetering Poortwachter moet de werkgever op vaste momenten een plan van aanpak en periodieke evaluaties opstellen. Hiervoor zijn formulieren van het UWV beschikbaar. Ook hierin is het belangrijk dat er geen medische termen voorkomen of woorden waarin de aard van de ziekte kan worden afgeleid. Zo wordt bijvoorbeeld psycholoog – behandelaar en voetklachten heten klachten aan het bewegingsapparaat.
De ervaring leert dat de werkgever deze informatie soms te summier vindt om goede afspraken te kunnen maken met de medewerker. Toch geldt hiervoor de regel dat de privacy van de medewerker belangrijker is. Er zijn veel mogelijkheden om het ziekteverzuim positief te blijven benaderen. Door samen met de medewerker te kijken wat er wel mogelijk is en wat de medewerker nodig heeft om zijn of haar werk goed en veilig te kunnen doen.
Wil je weten of jouw organisatie voldoet aan de AVG als het gaat om ziekteverzuim neem dan contact met ons op.
088-2014221
[email protected]